AI Procesautomatisering: 40% Minder Tijd aan Administratie
Hoe een installatiebedrijf met 25 medewerkers zijn administratieve processen transformeerde met AI - van offerte tot factuur volledig geautomatiseerd.
De Uitdaging
Een installatiebedrijf gespecialiseerd in zonnepanelen en warmtepompen groeide snel, maar de administratie kon het tempo niet bijhouden. De eigenaar en office manager besteedden samen meer dan 30 uur per week aan administratieve taken:
- Handmatig opstellen van offertes na klantgesprekken
- Dubbele invoer van gegevens in verschillende systemen
- Facturen handmatig aanmaken na oplevering
- Geen real-time inzicht in projectstatus en planning
- Fouten door handmatige verwerking
De Oplossing
We ontwikkelden een geintegreerd AI-systeem dat de volledige administratieve workflow automatiseert - van eerste klantcontact tot factuur.
Slimme Offerte Generator
Na een klantgesprek voert de monteur de basisgegevens in via een mobiele app. AI genereert automatisch een volledige offerte inclusief:
- Productspecificaties op basis van situatie
- Automatische prijsberekening met actuele tarieven
- Terugverdientijd berekening voor klant
Automatische Planning
Bij akkoord op offerte wordt automatisch:
- Installatie ingepland op basis van beschikbaarheid team
- Materialen besteld bij leveranciers
- Klant geinformeerd met bevestiging
Factuurautomatisering
Na oplevering en digitale handtekening van de klant:
- Factuur automatisch gegenereerd en verstuurd
- Boeking in administratiesysteem
- Automatische herinneringen bij uitblijven betaling
Voor vs Na Automatisering
Voorheen
- Offerte maken: 45-60 minuten
- Planning: handmatig, foutgevoelig
- Factuur: 20 minuten + nabellen
- Totaal per project: 2-3 uur admin
- Geen real-time inzicht
Nu met AI
- Offerte maken: 5 minuten invoer
- Planning: automatisch geoptimaliseerd
- Factuur: volledig automatisch
- Totaal per project: 15-20 min admin
- Dashboard met real-time status
Resultaten na 6 Maanden
"Ik kan nu eindelijk focussen op waar ik goed in ben: klanten adviseren en installaties overzien. De administratie regelt zichzelf. We hebben meer projecten kunnen aannemen zonder extra personeel."
- Eigenaar Installatiebedrijf
Technische Implementatie
De oplossing is gebouwd met moderne, schaalbare technologie die integreert met bestaande systemen:
Integraties
- • Exact Online (boekhouding)
- • Google Calendar (planning)
- • Leveranciers API's (bestellingen)
- • E-mail & SMS notificaties
AI Componenten
- • GPT-4 voor offerte generatie
- • Regelgebaseerde workflow engine
- • Machine learning voor planning
- • Document parsing voor inkoopfacturen
Case Details
- Sector
- Installatie / Techniek
- Bedrijfsgrootte
- 25 medewerkers
- Doorlooptijd
- 8 weken
- Technologie
- AI, Workflow Automation, API's
- ROI Periode
- 6 maanden